Los metadatos han tenido una gran relevancia única en los últimos tiempos como consecuencia de las grandes cantidades de información que se manejan actualmente en las compañías.

Por ello se emplean los metadatos como ayuda para gestionar los datos o información con que trabajan para una mayor efectividad y rendimiento.

Su conocimiento o desvelar dicha información, puede afectar nuestra privacidad, y muchas veces se puede saber más a través de los metadatos, que examinando el contenido de los mensajes que crearon un metadato, cosa que por otra parte es mucho más complicada e imposible cuando hay cantidades masivas de datos a analizar, sin una muestra específica o limitada.

Facilitan la búsqueda y el análisis

Ayudan a buscar los datos más fácilmente y permiten realizar el análisis de los datos desde la propia fuente.

Mejora la gobernanza de los datos

Gestionar los metadatos en un entorno estandarizado hace posible la buena gobernanza de los datos y esto, a su vez, hace que el programa sea exitoso.

Ayuda a la integración

Empleando los metadatos para el uso conjunto entre usuarios de TI y de empresas, se permite que haya una mejor integración completa. 

Facilita la estandarización

Mejora la calidad de los metadatos en el transcurso de su ciclo de vida. Además, a través de la gestión de estos, se consigue tener una visión más completa de dicho ciclo, de principio a fin.

Realiza desarrollos más rápidos

Incrementa la producción de los creadores y minimiza el período de abastecimiento de la conectividad. 

Gestiona los cambios

Gracias a la gestión de los metadatos se ofrece una visión mejorada, así como el control que se requiere para la integración de los datos empresariales. 

Mayor seguridad

En el supuesto de que se produzcan cambios, se deberán proteger los datos críticos de la empresa, así como ayudar a que se cumpla estrictamente la normativa en cuestión.

• POR SU FUNCIÓN

Se entiende que los datos que se manejen pueden pertenecer a uno de los tres tipos de funciones que tiene: lógicos, simbólicos o subsimbólicos. 

Datos Lógicos 

Son datos que explican de qué manera los datos simbólicos pueden usarse para hacer deducciones de resultados lógicos, por lo que se caracterizan por la compresión. 

Datos Simbólicos 

Son aquellos que detallan los datos subsimbólicos, por lo que agregan sentido. 

Datos Subsimbólicos

Son los que no contienen información alguna sobre su significado.

Los metadatos se pueden clasificar según la variabilidad de los mismos, en dos grupos.

Inmutables

Son los datos que no cambian independientemente de la parte del recurso que sea visible.

Mutables

Son aquellos que son diferentes de los demás e incluso difieren de parte a parte.

Forma automática: El software recibe toda la información requerida por sí solo, es decir, sin ningún tipo de ayuda externa. Esta forma tampoco llega a ser la más adecuada, aunque también se use de forma frecuente.

Forma semiautomática: esta es la manera ideal para crear metadatos. Mediante este sistema se establecen una serie de algoritmos autónomos que sostiene el usuario en cuestión y que no permiten que el software pueda sacar por sí mismo los datos deseados, sino que necesita ayuda externa para ello.

Destrucción

En este caso hay que estudiar bien la manera de hacerlo. En determinadas ocasiones se eliminan los metadatos a la misma vez que sus recursos de manera conjunta. Sin embargo, hay otras situaciones en las que se conservan los metadatos por diferentes motivos, como por ejemplo para controlar las modificaciones en un documento.